Mise en Forme du Texte et des Paragraphes

Tous les éléments insérés dans un document ne se trouvent pas au même niveau hiérarchique. Eh oui, ici aussi il y a des chefs. Il faudra vous y faire !
Les documents sont organisés suivant quatre niveaux hiérarchiques : caractère, paragraphe, page et section. Quel est, d’après vous, le niveau hiérarchique le plus élevé, c’est-à-dire celui qui impose ses paramètres à tous autres niveaux ?

Le niveau section, bien entendu !
Pour tous ceux qui n’ont jamais entendu parler des sections, ni des autres niveaux hiérarchiques de Word d’ailleurs, voici quelques informations pour vous aider à y voir plus clair. Le niveau :

• Caractère concerne tous les caractères, mots et lignes de texte du document. Il est utilisé pour définir la police, la taille, la couleur et d’autres attributs de texte.

• Paragraphe s’applique à tous les paragraphes du document, c’est-à-dire aux blocs de texte qui se terminent par un retour à la ligne volontaire. Il permet de définir l’espacement entre les paragraphes et entre les lignes, le style, le retrait, la trame d’arrière-plan, la bordure et d’autres paramètres complémentaires.

• Page concerne les pages du document. Il sert à définir les marges, l’orientation, les colonnes, les bordures, les thèmes, les en-têtes et pieds de pages, ainsi que d’autres paramètres qui agissent sur les pages du document.

• Section permet de diviser le document en plusieurs parties, chacune pouvant posséder une mise en page qui lui est propre.

Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser aux deux premiers niveaux.

La mise en forme du texte se fait généralement dans le Ruban. Cependant, dans un souci d’efficacité, vous pouvez également choisir de mémoriser quelques raccourcis clavier. Cette alternative est d’autant plus appréciable si les documents mis en forme sont longs ou complexes. À vous de trouver un juste milieu entre le Ruban et le clavier…

Mise en forme du texte avec le Ruban

Sous l’ongletAccueildu Ruban, le groupePolicedonne accès aux principaux outils de mise en forme au niveau texte (voir figure suivante).

Ce groupe contient différentes icônes réparties sur deux lignes.

• En haut, de gauche à droite :Police,Taille de police,Agrandir la police,Réduire la police,Modifier la casseetEffacer la mise en forme.

• En bas, de gauche à droite :Gras,Italique,Souligné,Barré,Indice,Exposant,Effets de texte,Couleur de surbrillance du texteetCouleur de police.

La plupart des icônes ont une fonction sans équivoque. Précisons tout de même que :

• L’icôneSupprimer la mise en formesupprime la plupart des attributs de texte tels que police, taille de caractères, gras, italique, souligné et couleur de police. Notez cependant que la couleur de surbrillance est conservée (voir figure suivante).

• L’icôneEffets de texteapplique un effet typographique à la sélection (voir figure suivante) :

La figure suivante représente un même texte avant puis après l’application d’un effet typographique (ici, c’est l’effet situé ligne 3 et colonne 2 qui a été choisi).

La partie inférieure du menuEffets de textepermet de choisir précisément la couleur, l’ombrage, la réflexion et la lumière appliqués par l’effet. Je vous suggère de passer un peu de temps avec ces options pour avoir une idée plus précise des possibilités qu’elles vous offrent. Pour prévisualiser l’effet d’une option, il suffit de la pointer avec la souris. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions la couleur de l’effet en utilisant une des couleurs proposées sous l’entréePlan.

À titre d’exemple, supposons que vous vouliez créer l’effet représenté à la figure suivante. Comment vous y prendriez-vous ?

1. Écrivez « Un effet typographique » (peu importe la casse des caractères).

2. Sélectionnez ce texte et appliquez-lui le dernier effet (colonne 5, ligne 4) du menuEffets de texte.

3. Cliquez surEffets de texte, pointezPlanet cliquez sur la couleur rouge.

4. Cliquez surEffets de texte, pointezRéflexionet cliquez enfin surPleine réflexion, décalage 8 points.

5. Pour finir, cliquez surEffets de texte, pointezLumièreet choisissezOrange accentuation 6, 11 points.

Si vous vous sentez l’âme créative, Word va permettre au graphiste qui dort en vous de s’exprimer en définissant vos propres effets « à la main ». Entrez quelques mots, sélectionnez-les, cliquez sur la flèche à droite de l’icôneCouleur de police, pointez l’entréeDégradéet cliquez surPlus de dégradés. Cette commande donne accès à la boîte de dialogueEffets de mise en forme d'un texte(voir figure suivante), dans laquelle vous pourrez définir précisément tous les effets souhaités :

• Remplissage du texte: couleur ou dégradé de remplissage du texte ;

• Contour du texte: trait plein, dégradé ou aucun contour ;

• Style de mode plan: style de ce texte lors de l’affichage en mode Plan ;

• Ombre: ombrage du texte, prédéfini ou paramétré manuellement ;

• Réflexion: réflexion du texte, prédéfinie ou paramétrée manuellement ;

• Éclat des contours adoucis: paramétrage des contours ;

• Format 3D: définition d’un biseau, d’une profondeur et d’un effet de surface sur le texte.

La figure suivante donne un exemple de ce que vous pourrez réaliser avec cette boîte de dialogue. Ici, la police utilisée estRavie, en corps72.

Dans la partie inférieure droite du groupePolice, une petite icône donne accès à la boîte de dialoguePolice(voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue reprend les réglages du groupePoliceet les complète en proposant :

• plusieurs types et couleurs de soulignement ;

• les attributs barré double, petites majuscules, majuscules et masqué ;

• une zone d’aperçu ;

• un accès à la boîte de dialogueEffets de mise en forme d'un texte.

La boîte de dialogueEffets de mise en forme d'un texte, quant à elle, permet d’accéder précisément aux paramètres de mise en forme typographiques (voir figure suivante).

Mise en forme du texte avec le clavier

Si l’utilisation de raccourcis clavier ne vous rebute pas, je vous conseille de mémoriser quelques-uns des raccourcis présentés dans le tableau suivant. Vous vous rendrez vite compte à quel point ils sont rapides et puissants.

Bien qu’elles souvent mal utilisées ou parfois même ignorées, les règles et les tabulations représentent des outils de choix pour peaufiner la mise en page d’un document.

À quoi servent les règles ?

Les règles sont affichées dans les parties gauche et supérieure du document en mode d’affichagePage. Elles permettent de visualiser les éléments qui composent le document, tels qu’ils seront imprimés (voir figure suivante).

L’importance de cette fonctionnalité devient vite évidente lorsque l’on doit positionner horizontalement ou verticalement certains éléments sur une page.
Imaginez par exemple que vous cherchiez à rédiger une lettre comportant l’adresse de votre contact et destinée à être expédiée dans une enveloppe à fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

Imaginez encore que vous deviez réaliser un document publicitaire à trois volets, aussi appelé « triptyque ». Les éléments doivent être parfaitement positionnés dans les trois zones rectangulaires sous peine de se trouver en plein milieu d’une pliure. Eh bien grâce aux règles, rien de plus simple !

Les exemples ne manquent pas et je suis sûr que vous comprenez mieux l’importance des règles. Vous pouvez très bien vous en passer… jusqu’au jour où elles seront indispensables pour un document dont la mise en page doit être millimétrée.

Afficher ou cacher les règles

Si les règles ne sont pas apparentes, sélectionnez l’ongletAffichagedans le Ruban et cochez la caseRègledans le groupeAfficher.
Il suffit bien entendu de décocher cette même case pour faire disparaître les règles.

Des tabulations, pour quoi faire ?

Les règles ne servent pas qu’à prévisualiser la position des éléments sur les pages : elles sont également très utiles pour régler des tabulations. Je serais curieux de savoir combien d’entre vous, chers lecteurs, pensent qu’il suffit d’utiliser des espaces pour aligner verticalement plusieurs données textuelles. Une grande majorité certainement…
Dans l’exemple qui suit, des données textuelles sont alignées visuellement en insérant plusieurs espaces. Tout semble bien se passer jusqu’à ce que l’on décide de changer la graisse des caractères en cliquant sur l’icôneGrasdu Ruban ou que l’on choisisse une autre police (voir figure suivante) !

Oui bien sûr… en utilisant des tabulations.
Dans l’exemple précédent, chaque série d’espaces a été remplacée par une tabulation. Pour cela, nous avons tour à tour sélectionné chaque suite d’espaces puis appuyé sur la touche Tab du clavier, comme illustré à la figure suivante.

La figure suivante représente le résultat. Ici encore, nous avons cliqué sur l’icôneAfficher toutà des fins de démonstration.

Je sens que vous n’êtes pas convaincus du résultat. Eh bien, sélectionnez la totalité du texte et cliquez sur la règle horizontale, aux alentours des 4 centimètres. Comme le montre la figure suivante, les données sont maintenant alignées verticalement.

Maintenant, changez la graisse et la police du bloc de texte. Comme le montre la figure suivante, les données sont toujours alignées.

Les plus observateurs d’entre vous auront certainement remarqué qu’après le changement de police, le nombre de ventes des cartes graphiques n’est pas aligné avec les autres données numériques. Ceci est dû à la position de la tabulation. Sélectionnez le bloc de texte avant de décaler la tabulation d’un centimètre vers la droite en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows et le problème est réglé (voir figure suivante).

Par défaut, les tabulations sont alignées à gauche. Cela signifie que le texte qui suit la tabulation vient s’y caler par son côté gauche. Parfois, il est préférable d’utiliser d’autres types de tabulations. Dans l’exemple de la figure suivante, quel type de tabulation vous semble le plus approprié ?

Les tabulations avec alignement décimal sont certainement les mieux adaptées à ce cas précis car les sommes en euros apparaissent clairement, indépendamment du nombre de décimales.
Dans d’autres situations, les tabulations à gauche, à droite ou centrées pourront davantage mettre en valeur les données. À vous de vous adapter en fonction du contexte.

J’allais oublier quelque chose d’essentiel…
Pour choisir le type d’une tabulation, vous devez cliquer autant de fois que nécessaire sur l’icône située à gauche de la règle horizontale puis cliquer sur la règle à l’endroit où vous voulez positionner la tabulation, comme indiqué à la figure suivante.

Avant de clore cette section sur les tabulations, je voudrais vous présenter un dernier détail, qui peut parfois se révéler bien utile. Si vous faites un double-clic sur la règle, une boîte de dialogue intituléeTabulationss’ouvre (voir figure suivante). Vous pouvez l’utiliser pour définir plusieurs tabulations d’une seule traite.

Entrez la position de la première tabulation dans le champPosition, sélectionnez le type d’alignement souhaité puis cliquez surDéfinir. Recommencez ainsi pour définir autant de tabulations que nécessaire.

Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, remarquez le groupe d’optionsPoints de suite. Vous pouvez l’utiliser pour définir une liaison entre le texte qui précède la tabulation et le taquet de tabulation. La figure suivante illustre les quatre types de points de suite disponibles : aucun, pointillés, tirets et caractères de soulignement.

Une fois que toutes les tabulations ont été définies, cliquez surOKpour fermer la boîte de dialogueTabulations.

Un paragraphe est un bloc de texte terminé par un saut de ligne volontaire, en d’autres termes, lorsque l’on appuie sur la touche Entrée du clavier. Les paragraphes contiennent des lettres, des mots et des phrases. Tout ce qui a été dit précédemment quant à la mise en forme des caractères reste donc valable. Par contre, de nouvelles règles de mise en forme apparaissent. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Alignement des paragraphes

L’alignement d’un paragraphe détermine la façon dont le texte se cale sur les marges gauche et droite du document (voir figure suivante). Word propose quatre alignements :

• à gauche: texte aligné à gauche et flottant à droite ;

• centré: texte centré sur la page, flottant à gauche et à droite ;

• à droite: texte aligné à droite et flottant à gauche ;

• justifié: le texte est aligné à gauche et à droite sur les marges du document.

Pour choisir l’alignement des paragraphes sélectionnés ou du paragraphe dans lequel se trouve le point d’insertion, cliquez sur l’une des icônes d’alignement du Ruban (sous l’ongletAccueil, dans le groupeParagraphedu Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

Vous trouverez dans le tableau ci-après les raccourcis clavier équivalents. L’effet est appliqué sur la sélection ou le paragraphe où se trouve le point d’insertion.

Espacement des lignes et des paragraphes

Il est parfois nécessaire d’espacer ou de resserrer les lignes d’un document entier ou de quelques paragraphes seulement, pour que le texte s’adapte à la taille du support. Si, par exemple, vous êtes amenés à créer des fiches pour présenter des produits, le texte devra remplir au mieux la page : il ne devra pas déborder sur la page suivante ni occuper une place ridicule dans la partie supérieure de la page.
Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur l’icôneInterligne et espacement de paragraphe(groupeParagraphe, ongletAccueildu Ruban) et choisissez un des espacements proposés, comme illustré à la figure suivante.

Si les espacements proposés dans le menu ne correspondent pas à votre besoin, cliquez surOptions d'interligneet agissez sur les élémentsInterligneetDe(voir figure suivante).

Quelques explications sur les interlignes prédéfinis :

• Simple: l’espace alloué correspond à la police la plus haute de la sélection. Un espace supplémentaire lui est ajouté pour que les lignes ne se chevauchent pas ;

• 1,5 ligne: une fois et demie l’interligne simple ;

• Double: deux fois l’interligne simple ;

• Au moins: définit l’espace à ajouter, en tenant compte de la plus grande hauteur des lettres de la sélection ;

• Exactement: interligne dont la taille est spécifiée de manière absolue, sans tenir compte de la taille des caractères ;

• Multiple: multiple de l’espacement simple. Par exemple, un interligne multiple fixé à 1,20 est 20% plus grand que l’interligne simple.

En pratique, c’est l’optionexactementque l’on utilisera le plus souvent. Entrez l’espacement en points dans le champDeen tenant compte de la taille de la police utilisée puis validez en cliquant surOK.

Dans le même ordre d’idées, vous pouvez agir sur l’espace avant et après chaque paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés puis cliquez sur l’icône affichée dans la partie inférieure droite du groupeParagraphe. Les réglages s’effectuent dans les champsAvantetAprèsde la boîte de dialogueParagraphe, comme indiqué à la figure suivante.

Indentation du texte

Arrivés à ce point dans le livre, vous êtes en mesure de choisir l’espacement des lignes à l’intérieur d’un paragraphe et des paragraphes entre eux. Mais savez-vous qu’il est également possible d’indenter (c’est-à-dire de décaler horizontalement) les paragraphes ?
Par défaut, les paragraphes s’étendent entre les marges gauche et droite du document. Si vous voulez réduire la largeur par défaut de certains paragraphes, vous devez agir sur leur retrait à gauche ou à droite. Le plus simple consiste à utiliser la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

Sélectionnez les paragraphes concernés puis déplacez les marques de retrait de la règle pour obtenir l’effet désiré.
Si la largeur du paragraphe doit être très précise, vous préférerez certainement utiliser la boîte de dialogueParagraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur la case située dans la partie inférieure droite du groupeParagraphepuis agissez sur les champsGaucheetDroite, comme indiqué à la figure suivante.

Pour faciliter le repérage des nouveaux paragraphes et bien les différencier des lignes à l’intérieur des paragraphes, vous pouvez définir un retrait de première ligne. Sélectionnez les paragraphes concernés puis agissez sur le retrait de première ligne dans la règle horizontale (voir figure suivante).

Si le retrait de première ligne doit être très précis, cliquez sur l’icône affichée dans la partie inférieure droite du groupeParagraphe. SélectionnezPremière lignedans la liste déroulanteDe 1re ligneet entrez la valeur du retrait dans le champDecorrespondant, comme indiqué à la figure suivante.

Il est possible d’inverser le retrait en sélectionnantSuspendudans la liste déroulanteDe 1re ligne. L’effet obtenu est représenté dans la figure suivante

Trame d’arrière-plan

L’icôneCouleur de surbrillance du textedu groupePolicepermet de surligner une zone de texte quelconque. Mais alors, pourquoi Microsoft a-t-il ajouté l’icôneTrame de fonddans le groupeParagraphe? Si ces deux icônes semblent à première vue avoir le même effet, la deuxième est essentiellement destinée à mettre en avant des paragraphes entiers. D’autre part, elle donne accès à une palette de couleurs plus étendue.
Placez le pointeur dans le paragraphe concerné ou sélectionnez plusieurs paragraphes, cliquez sur la flèche à droite de l’icôneTrame de fondet faites votre choix parmi les couleurs par défaut (voir figure suivante).

Si nécessaire, cliquez surAutres couleurspour accéder à une palette plus étendue. L’ongletCouleurssuffit dans bien des cas. Cependant, vous pourrez utiliser l’ongletPersonnaliséespour accéder à une palette de 16 millions de couleurs ou définir la couleur par ses composantes Rouge, Vert et Bleu (voir figure suivante).

Bordures de paragraphes

Pour mettre en avant un paragraphe, vous pouvez l’encadrer en utilisant l’icôneBordures et tramesdu Ruban (dans le groupeParagraphede l’ongletAccueildu Ruban).
Sélectionnez les paragraphes souhaités, cliquez sur la flèche à droite de l’icôneBordure et trameet faites votre choix dans le menu (voir figure suivante).

Le menuBordures et tramesdonne accès à un nombre réduit de bordures. Pour aller plus loin, cliquez surBordure et tramedans le menu. Cette commande affiche la boîte de dialogueBordure et trame, représentée à la figure suivante, dans laquelle vous pouvez choisir les caractéristiques de la bordure : style, couleur, épaisseur, trame de fond, etc.
Ici par exemple, la trame d’arrière-plan et le style de la bordure ont été modifiés.

Lettrines

Les lettrines laissent généralement une impression positive à vos lecteurs. Elles donnent un aspect professionnel à vos écrits et leur confèrent un caractère… intemporel. L’insertion de lettrines dans un document Word étant un vrai jeu d’enfant, vous avez tout intérêt à savoir l’utiliser.
Des deux extraits de texte de la figure suivante, quel est celui que vous remarquez en premier et sur lequel vous revenez plus facilement ? Je suis sûr que c’est le second !

La lettrine utilisée résulte de trois choix successifs :

• Une police qui correspond au contenu. Ici, la police Edwardian Script m’a semblée bien adaptée à ce récit d’heroïc fantasy.

• Une mise en forme irréprochable de la lettrine.

• Un effet typographique sur la lettrine.

Voyons comment mettre en œuvre ces trois étapes.

Étape 1

Le choix de la police se fait en déroulant la listePolice. En effet, vous y trouverez un aperçu de chaque police et il est facile de se faire une idée sur l’allure de la lettrine. Sélectionnez la première lettre du paragraphe concerné puis appliquez-lui la police de votre choix (voir figure suivante).

Étape 2

Pour insérer une lettrine, basculez sur l’ongletInsertiondu Ruban, puis cliquez surLettrinedans le groupeTexteet choisissezDans le texteouDans la marge. Si la lettrine a tendance à déborder sur le texte, cliquez surLettrinepuis surOptions de lettrine, et définissez la hauteur de la lettrine et son éloignement du texte dans la boîte de dialogueLettrine(voir figure suivante). Cette étape est en particulier importante si la lettrine est affichée en italique ou si la police est cursive.

Étape 3

Si nécessaire, sélectionnez la lettrine. Basculez sur l’ongletAccueildu Ruban, cliquez sur l’icôneEffets de texteet choisissez un des effets proposés. Il est possible de personnaliser les effets appliqués à la lettrine en utilisant les commandes de la liste déroulanteEffets de texte. Au besoin, reportez-vous à la section « Mise en forme du texte avec le Ruban » pour avoir de plus amples informations à ce sujet.

Les listes à puces et les listes numérotées sont très pratiques lorsqu’il s’agit d’énumérer plusieurs éléments. Vous utiliserez :

• une liste à puces ou numérotée lorsque vous avez à énumérer plus de deux éléments ;

• une liste à puces lorsque l’ordre des éléments n’a aucune importance ;

• une liste numérotée pour décrire une procédure ordonnée.

Liste à puces

Pour définir une nouvelle liste à puces, cliquez sur la flèche à droite de l’icônePuces(dans le groupeParagraphe, sous l’ongletAccueildu Ruban) et choisissez une puce dans le menu, comme à la figure suivante.

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, une puce lui est automatiquement ajoutée, comme illustré à la figure suivante. Pour terminer la liste, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée.

Si les puces proposées par défaut par Word ne sont pas suffisantes, cliquez sur la flèche à droite de l’icônePuceset choisissezDéfinir une pucedans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogueDéfinir une nouvelle puce. Vous pouvez cliquer surSymbolepour utiliser un caractère quelconque d’une des polices installées, comme illustré à la figure suivante.

Si vous préférez utiliser des symboles graphiques, cliquez surImagedans la boîte de dialogueDéfinir une nouvelle puceet faites votre choix dans la boîte de dialoguePuce graphique, comme à la figure suivante.

Vous pouvez également cliquer surImporterpour utiliser une image quelconque stockée sur votre disque dur.

Listes numérotées

Des techniques similaires permettent d’insérer une liste numérotée dans un document.
Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur la flèche à droite de l’icôneNumérotationet choisissez un des formats proposés (voir figure suivante).

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, un numéro lui est automatiquement ajouté. Pour terminer la liste numérotée, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée (voir figure suivante).

Si les formats de numérotation prédéfinis ne sont pas suffisants, vous pouvez cliquer sur la flèche à droite de l’icôneNumérotationet choisirDéfinir un nouveau format de numérotationdans le menu. Cela ouvre une boîte de dialogue dans laquelle, comme le montre la figure suivante, vous pouvez personnaliser le type, la police et l’alignement de la numérotation.

En résumé

• Les quatre niveaux d’un document sontCaractère,Paragraphe,PageetSection.

• La mise en forme du texte se fait avec le groupePolice, sous l’ongletAccueildu Ruban. Mais vous pouvez également utiliser quelques raccourcis clavier bien pratiques.

• Les règles permettent de visualiser les éléments qui composent un document tels qu’ils seront imprimés. La règle horizontale permet également de définir des tabulations pour effectuer des alignements verticaux.

• Dans Word, les paragraphes peuvent être alignés à gauche, alignés à droite, centrés ou justifiés.

• Vous pouvez définir l’espacement entre les lignes d’un paragraphe et entre les paragraphes.

• Le texte d’un paragraphe peut être décalé vers la droite ou vers la gauche. Si nécessaire, la première ligne peut avoir un retrait qui lui est propre.

• Pour mettre en valeur un paragraphe, vous pouvez modifier sa couleur d’arrière-plan ou sa bordure. Vous pouvez aussi utiliser une lettrine pour attirer l’œil du lecteur.

• Les listes à puces et numérotées sont définies avec les icônesPucesetNumérotationdu Ruban. Si nécessaire, il est possible de redéfinir le symbole utilisé.